Рекомендации по управлению дебиторской задолженностью

Периодические сверки с покупателями - один из эффективных методов контроля за дебиторской задолженностью. В акте сверки расчетов необходимо отразить: даты и номера первичных документов, подтверждающих поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг; стоимость отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг; сумму НДС; суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Акты сверки составляются по состоянию на отчетную дату и оформляются по каждому контрагенту в двух экземплярах. Подписанные главным бухгалтером акты, заверенные печатью организации, вместе с сопроводительным письмом направляются контрагенту для согласования расчетов. Контрагент в течение 10 дней со дня получения, в акте отражает свои сведения о расчетах, то есть тем самым либо подтверждает, либо опровергает данные организации, составившей Акт, а при наличии разногласий указать причины. Один экземпляр акта возвращается покупателем в организацию.

Полученный ответ (подтвержденный Акт сверки либо возрождения к Акту) также регистрируйся бухгалтером по расчетам с покупателями с указанием даты и точного времени его получения.

В случае непризнания покупателем своего долга (полностью или частично) либо в случае отказа выверить задолженность об этом ставится в известность коммерческий директор. Коммерческий директор принимает решение о порядке взыскания данной задолженности (претензионный или судебный порядок урегулирования споров).

При отсутствии связи с организацией - должником (покупателем) выясняются причины этот (так же выясняется, не ликвидирована ли она).

Если организация - должник не ликвидирована, то возможно следующие варианты процедур:

. Неистребованная дебиторская задолженность покупателя (задолженность, по которой организация-кредитор не приняла все возможные меры к возврату, т.е. либо претензионный (досудебный), либо судебный порядок урегулирования споров) по санкции главного бухгалтера списывается на убытки. Неистребованная дебиторская задолженность обязательно списывается на убытки и относится на финансовые результаты организации-кредитора по истечении четырех месяцев со дня фактического получения организацией-должником товаров, работ или услуг. Сумма списанной неистребованной дебиторской задолженности не уменьшает финансовый результат, учитываемый при налогообложении прибыли организации-кредитора.

. Неистребованная дебиторская задолженность покупателя по санкции директора (документально оформленный приказ или распоряжение) на основании представленных главным бухгалтером материалов списывается в общеустановленном порядке по истечении срока исковой давности (согласно ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года).

Если организация - должник ликвидирована, то дебиторскую задолженность взыскать невозможно, в этом случае она признается безнадежной. Документы, подтверждающие ликвидацию организации - должника, в соответствии с п. 8 ст. 63 ГК РФ может являться только запись о ликвидации в Едином государственном реестре (или выданного на ее основе письмо из налогового органа, где состояла на учете ликвидированная организация).

Решение по поводу признания задолженности безнадежной и ее списания принимает генеральный директор организации по соответствующей докладной записке главного бухгалтера, составленной на основании представленных менеджером по продажам необходимых

материалов, подтверждающих ликвидацию организации - должника (покупателя).

Списание дебиторской задолженности оформляется приказом или распоряжением руководителя организации.

Истребованная и неистребованная дебиторская задолженность покупателя должна учитываться на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.