Рекомендации по управлению дебиторской задолженностью

При неисполнении договорных обязательств контрагентами целесообразно высылать «напоминание об оплате», где указывается следующие данные: номер и дата договора (в том числе соответствующих приложений и/или дополнений), общая сумма задолженности (в том числе просроченной) по поставкам, порядок и сроки оплаты, механизм применения санкций за несвоевременную оплату (в том числе начисленная неустойка). "Напоминание об оплате" создает дополнительные условия для своевременного погашения дебиторской задолженности покупателя, так как в конкретной форме дополнительно ему напоминает о платежных обязательствах и последствиях их невыполнения.

Метод первичной отчетности - один из наиболее действенных методов внутреннего контроля дебиторской задолженности. Вести оперативный учет и методом документальной сверки осуществлять контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями (плательщиками) должен бухгалтер по расчетам с покупателями. На основании банковских выписок и оправдательных документов указанный работник делает соответствующие отметки об оплате в регистрах (файлах) расчетов с покупателями. Также им ведется учет отказов (полный отказ или частичный отказ) от оплаты (т.е. уведомлений об отказе в оплате или отказов от акцепта платежных требований - поручений) с указанием даты поступления отказа, его суммы и причин.

Для эффективности контроля регистры расчетов с покупателями должны включать следующие основные данные: наименования покупателей (плательщиков) и их юридические адреса, номера и даты заключения договоров (приложений или дополнений, где указаны условия расчетов), формы оплаты, номера и даты выписки отгрузочных документов и счетов - фактур, даты и время поступления отгрузочных документов (или их копий) в финансовый отдел, даты и время предъявления их в банк (при аккредитивной форме расчетов или при расчетах платежными требованиями - поручениями), порядок оплаты, т.е. календарные даты погашения задолженности и соответствующие им денежные суммы (в разрезе плановых и фактических данных).

Также бухгалтер по расчетам с покупателями должен представлять главному бухгалтеру еженедельные отчеты по выполнению плана поступления денежных средств за неделю. В результате полученных данных устанавливаются причины и выявляются виновники отклонений. Причинами могут быть: несвоевременное поступление документов, подтверждающих отгрузку, в бухгалтерию; несвоевременное представление их в банк для получения платежа (при аккредитивной форме расчетов); несвоевременная сдача в банк (или высылка покупателю) платежных требований - поручений; несвоевременная выписка и высылка покупателям счетов - фактур; ошибки в планировании продолжительности документооборота; ошибки в планировании поступлений от просроченной дебиторской задолженности; отказ (частичный отказ) покупателей от оплаты; их неплатежеспособность или платежная недисциплинированность и другие причины. О факте возникновения отклонений от планируемых поступлений денежных средств главный бухгалтер по установленному порядку (еженедельно) уведомляет коммерческого директора, где, кроме расшифровки отклонений (сумма, покупатель, договор, счет - фактура, длительность просроченной задолженности, т.е. период времени от момента ее возникновения), указывает установленные причины и выявленных виновников. На основании полученных данных коммерческий директор принимает меры в пределах своей компетенции.

Работник бухгалтерии по учету расчетам с дебиторами и кредиторами делает соответствующие отметки об оплате в регистрах (файлах) аналитического учета покупателей.

Аналитический учет расчетов с покупателями должен вестись по каждому покупателю и каждому договору с учетом каждого предъявляемого к оплате счета и должен обеспечить получение данных по возникновению задолженности, срокам и способам ее погашения (в том числе по задолженности, обеспеченной векселями).